Guardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo.
• En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y
• Guardar como
• En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que
guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable
ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de
ficheros y trabajos.
• Y pulsamos Guardar
RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS
• Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú
• Pulsamos sobre Abrir
• Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el
fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos
movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.
• Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos
archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer.
Propiedades del archivo
Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede
llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales.
Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en
equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e
incluso participar en el trabajo de otras personas.
En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones
de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña.
En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede
gestionar esos datos
Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato.
Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez.
En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la
grabación del archivo. Vamos a verla mas detenidamente.
En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas,
La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo
Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo
de archivo y el tamaño que ocupa el archivo
Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber
concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en
que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se
trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es
conveniente saber en que ordenador esta guardada la información.
En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar
útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes
para el documento
Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy
útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos
de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto.
Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por ultima vez la
información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando
sobre que archivo contiene la información mas actualizada.
En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abrió el
archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta
información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo
corporativo, donde hay una gran números de personas accediendo a los
documentos y necesitamos saber que a que versión se esta accediendo.
En la ultima zona, se nos mostrarán los atributos del archivo
Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá
si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por
último si es un archivo de sistema o No.
De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo
Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las
nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda
modificar en nuestro fichero.
Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información,
veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos
la pestaña "Resumen"
Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor.
Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos
dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él.
Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no
lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien
clasificado.
El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros.
Los campos personales de Autor, Administrador y Organización:
Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red.
Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando
el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al
autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él.
En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido
del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro
mas a delante.
Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros
basándose en los campos de esta zona. Así pues la descripciones deben
ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar
fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías.
Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de
trabajo veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es
el que queremos abrir.
Operaciones Numéricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función
fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar
cálculos numéricos.
Sumar números.
• Marcamos los números que deseamos sumar.
• Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.
COMPONENTES DE LAS FUNCIONES
Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde
aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra
de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).
La anterior fórmula se compone de:
• Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el
signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no
de un texto.
• A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA
• Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los
números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como
queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7
escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7
EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula.
• Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1
• Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
• Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.
SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS
Vamos a sumar por filas y por columnas.
• Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
• Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.
• Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.
Y el resultado es que:
• Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.
• Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.
• Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de
todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas
Operaciones matemáticos
Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios números:
• Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=",
para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
• Sumamos utilizando el signo +
• Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.
MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS
• Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo
para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos
Enter en el teclado.
• Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4
entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
• Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número
por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a
cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un
número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ .
Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar
Enter en la celda aparece el resultado de 16
EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS
En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El programa Excel calcula en un cierto orden:
• Primero las operaciones entre paréntesis.
• Las potencias
• Las multiplicaciones y divisiones
• Sumas y restas.
EJEMPLO
Realizar la operación 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13
Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.
Por tanto el resultado es 4
EJEMPLO
¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
• El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5
• Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
• A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
• Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861
Orden de las operaciones
Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.
Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos.
Vamos a ver algunos ejemplos:
Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra
Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automáticamente la celda de la formula.
Con dos operadores:
Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo
Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo
En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.
Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los
gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le
restamos los impuestos.
El resultado obtenido es 534
Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa
que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos
en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de
prioridad
El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan
entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion.
Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se
evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la
suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la
multiplicación y la division.
Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir
los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo
restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos.
Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los
paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior
Listas
Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo.
Una de ellas son las listas.
Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una
columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando
vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite
seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.
Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos
Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón
En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista".
Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.
Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él.
Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las
listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana
Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón
Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana.
Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de
la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses
abreviados.
Parte 3
Funciones
Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos
normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia
variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que
utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números
introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
• Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
• El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
• El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como
argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los
argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o
referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de
=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se
encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades
• Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro =SUMA(A1;A2;A3;A4)
• Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última =SUMA(A1:A4)
• Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas =A1+A2+A3+A4
EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:
• Calcular las sumas y
• Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.
• El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos
marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.
• Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro de la barra de formato.
Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular
los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría
=SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la
zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función
Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los
totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que
deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el
argumento se escribe (B4:C7)
La función queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la función en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que
nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados
teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el
número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y
comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo
de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.
Insertar Función
El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las
que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.
• Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se
mostrara el resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular
la media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4,
C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmética
suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. Por
tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar
4+6+2+10 y dividir por cuatro.
• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función
• Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el
grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir
pulsamos sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la
función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones
Estadísticas.
• Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda
seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre
que designa a la media aritmética es PROMEDIO
• Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el
cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de
especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso
consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que
queremos calcular la media aritmética. El programa automáticamente asume
que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla
donde estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone
correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos
los nombres de las celdas donde pone Número1.
Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de
aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro
ejemplo la media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda
E4 donde hemos introducido la fórmula
Crear series
Si necesitamos escribir una serie de números o una serie
de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa
Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del año.
• Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.
• Nos situamos en la esquina de la celda.
• Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del
ratón nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el
resto de la serie.
Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos
términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado
solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del
año de forma automática.
CREAR SERIES NUMERICAS
Con Excel es fácil crear series numéricas.
Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.
• Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.
• Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.
• manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.
Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
Utilizar nombres de rango en las funciones
Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los
rangos y como dar nombre a los rangos. En esta lección aprenderemos la
utilidad de aplicar los rangos a las funciones.
Vamos a verlo con un ejemplo
Crearemos un rango para cada mes y también para cada articulo, como ya
sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dándole el
nombre de su titulo
Y también para el articulo
Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero.
Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al
siguiente formula "=Suma(Enero)"
Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango
de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final.
Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas
fácil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero.
Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:
Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que
ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de
su nueva columna.
Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero.
La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las
rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de cálculo, sin
preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber
definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero"
Copiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas,
en las que la información ya esta introducida y reproducirlas en otras:
1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la
celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos
copiar.
2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar.
o Partiendo del Comando Edición de la Barra de menú
o Pulsando el Botón DERECHO del ratón.
3. Seleccionar el área donde se copiara el contenido.
4. Seleccionamos Edición en la Barra de menú.
5. Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato.
EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en
vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4,
A5 y A6.
• Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.
• Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece
seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.
• En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos pegar.
• Marcamos la celda A5 y pulsando el botón DERECHO del ratón, en el menú que aparece, seleccionamos Pegar.
• Repetimos la operación en la celda A6.
• Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda.
Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido
de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra también
en la Barra de fórmulas que muestra el nombre de la celda activa y su
contenido.
Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:
• Marcar la celda
• Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.
• Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la información.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.
• Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter
• Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.
• Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos hasta C6.
• Soltamos el botón y aparece el resultado de copiar la celda.
Y el resultado
Copiar Fórmulas
Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de
Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra
parte de la Hoja de Cálculo.
Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto:
1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar.
2. Pulsamos el comando Edición y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
4. Pulsamos Edición y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B.
Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el
resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y
el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.
Partimos de los números que se muestran en la primera imagen.
• En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos
números de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado
escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de
una fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que
queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las
celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas
A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los
datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.
• Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1.
• Pulsamos sobre la celda C1
• Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente.
• Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".
Y el resultado que aparece es el siguiente
Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia
relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y
lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).
Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume
que los números que queremos sumar son también de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se
mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se
realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los
números que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será
absoluta y no relativa.
La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)
parte 4
Copiar el número de una celda pero no la fórmula
Hemos visto que por el procedimiento más sencillo de copiar y
pegar si una celda tiene una fórmula lo que se copia es la fórmula y no
el valor o el resultado de la fórmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una fórmula que esta en una celda pero no la fórmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:
• Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1
• Pulsamos Edición y Copiar
• Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2
• Seleccionamos Edición y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón DERECHO del ratón.
• En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
• Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape
Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma
de los dos números anteriores de la fila, aparece el número 9 que hemos
copiado de la celda C1.
LECCION 30ª
Copiar Formato
Otra opción de copiado consiste en copiar el formato de una
celda a otras. Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra,
fondo, tamaño de la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el
mismo formato en otras.
• Seleccionamos Edición y Copiar, una vez marcada la celda de donde queremos tomar el formato.
• Seleccionamos Edición y Pegado especial
• En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.
Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botón Copiar Formato de la Barra de Formato.
• Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.
• Pulsamos sobre el botón Copiar Formato de la Barra de Formato.
• Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.
EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra,
tamaño, negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas características
de formato a las celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los
pasos para dar formato a cada celda.
Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes
LECCION 31ª
Mover
Para quitar la información que hemos introducido en una zona de
la Hoja de cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando
Cortar.
Para mover la información introducida en celdas, columnas o filas.
• Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicación.
• Pulsamos Edición en la Barra superior
• Pulsamos sobre Cortar
• Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos moviendo.
• Pulsamos Pegar
Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y pegar
Si pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al pegar una nueva información encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un botón
muy útil y seguramente uno de los más utilizados es el botón de Deshacer
que encontramos a continuación en la barra Estándar.
EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.
• Marcamos la columna A, pulsamos Edición y Cortar.
• Marcamos la columna C y pulsamos Pegar
LECCION 32ª
Los Gráficos
Es fácil realizar gráficos partiendo de unos datos con el Asistente de gráficos.
• Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
• Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico.
• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de gráficos
• Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero
tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de que grupo queremos
el gráfico y dentro del tipo de gráfico seleccionar a la derecha uno
concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Líneas y hemos
seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.
• En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos
para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el principio
las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y
aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarán los
datos. Si las celdas que aparecen a continuación de Rango de datos, no
corresponden a las que contienen los datos de gráfico debemos escribir
el rango correcto.
• En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En
este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos
añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso añadimos Meses
para la escala horizontal y millones para la vertical como títulos
explicativos de los ejes.
• El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico.
Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar una
hoja para el gráfico.
• Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del
recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos
modificar el tamaño del gráfico.
Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se
encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si
cambiamos por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos
Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.
LECCION 33ª
Modificar gráficos
Además de poder realizar cambios en los gráficos modificando los valores
que se encuentran vinculados al gráfico, podemos modificar el formato.
Es fácil cambiar la visualización del gráfico.
Comenzamos cambiando el área de gráfico.
• Pulsamos sobre el área de gráfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y aparece un menú.
• Seleccionamos el comando para cambiar el área de gráfico. Podemos
modificar el formato, el tipo de gráfico, de que celdas proceden los
datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En
nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de área de gráfico
• Aparece el cuadro de Formato de área del gráfico en el que podemos
cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. Nosotros
en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana
en Negrita y de Tamaño 8. Y pulsamos Aceptar
• Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del
ratón podemos activar el menú para realizar cambios en la Leyenda. En
nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.
• Aparece un menú para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo
hemos decidido pulsar sobre la pestaña Tramas para cambiar el color del
fondo y seleccionar un celeste.
• Hemos igualmente marcado el área de trazado y pulsado el botón DERECHO
del ratón. El área de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y
una línea discontinua. Del menú que aparece seleccionamos Formato de
área de trazado.
• En el cuadro de Formato del área de trazado seleccionamos también un fondo celeste para el área de trazado.
En la siguiente imagen se muestra el resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro gráfico inicial.
•
• Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gráficos pero
indudablemente los menú permiten otras múltiples posibilidades como
borrar una parte del gráfico como vemos en la siguiente imagen.
LECCION 34ª
Añadir Dibujos
Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo
la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando
sobre Barras de herramientas y Dibujo
Desde esta barra podemos acceder a múltiples figuras gráficas predefinidas como diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
• Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Líneas y elegimos un tipo de flecha.
• Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botón del ratón, hasta el otro extremo.
Una vez dibujadas podemos cambiar la orientación de las flechas mediante el comando Dibujo de la Barra de Dibujo
• Marcamos la flecha que queremos girar.
• Pulsamos Dibujo
• Pulsamos Girar o voltear
• Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.
En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos
que pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta
arriba.
La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato.
• Podemos dibujar directamente un rectángulo o círculo desde el botón de la Barra de Dibujo
• Y podemos cambiar los colores empleados en el fondo, las líneas o el texto directamente desde la Barra de Dibujo
LECCION 35ª
insertar
INSERTAR CELDAS
• Nos situamos donde deseamos insertar la celda
• Seleccionamos Insertar en la Barra de menú
• Pulsamos sobre Celdas
• Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar
INSERTAR COLUMNAS
• Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda.
• Seleccionamos Insertar en la Barra de menú.
• Pulsamos sobre Columnas.
Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de
seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la
Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y
sin soltar el botón del ratón nos desplazamos.
El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para
añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las
últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas
columnas.
INSERTAR FILAS
• Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de donde estamos.
• Pulsamos Insertar
• Y pulsamos sobre Filas
INSERTAR HOJAS DE CALCULO
• Pulsamos Insertar
• Y hacemos clic sobre Hoja de cálculo
Una vez insertada podemos cambiar su posición en el libro simplemente
pulsando sobre la pestaña Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada
arrastramos la pestaña a la posición seleccionada.
Pulsando sobre las pestañas de Hojas que se encuentran en la parte de
abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botón DERECHO del ratón
accedemos al menú desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el
nombre a la Hoja. Además podemos Insertar Hojas y Gráficos.
LECCION 36ª
Eliminar
ELIMINAR CELDAS
• Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.
• Pulsamos sobre Edición
• Y sobre Eliminar
• En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que
ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o
izquierda y pulsamos Aceptar
ELIMINAR COLUMNAS
• Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.
• Pulsamos sobre Edición en la Barra de menú.
• Pulsamos sobre Eliminar
ELIMINAR FILA
• Marcamos la fila que deseamos eliminar
• Pulsamos Edición
• Pulsamos Eliminar
ELIMINAR HOJA
• Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en
otra Hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos
eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para
no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de
eliminar una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.
• Pulsamos sobre Edición.
• Y seleccionamos Eliminar Hoja
LECCION 37ª
Ortografía
Mediante la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.
• Activamos la función de corrección ortográfica desde el comando Herramientas de la Barra de menú.
• Y pulsamos sobre Ortografía.
Igualmente podemos activar la corrección ortográfica pulsando sobre el
botón de la Barra Estándar que activa la verificación ortográfica.
• En el cuadro de diálogo que aparece podemos optar por:
o Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortografía y preferimos mantenerla.
o Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que
escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos
otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las
sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.
o Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el
fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar
una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al
incorporarla la próxima vez no aparecerá como error.
o Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de cálculo
El comando Autocorrección nos permite activar o desactivar algunas
funciones automáticas del programa como sustituir dos mayúsculas
iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas cuando
escribimos CAmión el programa lo sustituye automáticamente por Camión.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:
• Pulsamos Herramientas en la Barra superior
• Y seleccionamos Autocorrección
LECCION 38ª
Ortografía
Ya hemos hablado de cómo Excel nos facilita la introducción de datos. Vamos a ver ahora otra de estas características.
La opción Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos introduciendo y si en la misma columna..
Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si
empieza igual, Excel lo completa con los datos que coincidan con los
caracteres introducidos
Si queremos aceptar su sugerencia sólo tendremos que pulsar la tecla intro.
Pero si queremos introducir otra palabra sólo tendremos que seguir tecleando ignorando su sugerencia
Si hubiera dos o más palabras que coincidieran su inicio, Excel no
mostrara una sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la
diferencia entre las dos opciones
Excel guarda aun una herramienta mas para facilitarnos el trabajo, el Autollenado, su utilidad es copiar datos.
Por ejemplo: Al situar el puntero en la esquina inferior derecha de la
celda seleccionada, tras dejar pulsado el botón del ratón durante unos
instantes
Podemos arrastrar el ratón hacia abajo
Y Excel nos muestra el texto que insertara tantas veces como celdas señalemos.
También podemos copiar mas de una celda. Simplemente seleccionando cuantas celdas deseemos
Y arrastrando como ya sabemos. Pero hay que tener en cuenta que este
sistema no desplaza, simplemente copia sin preocuparse de los datos que
hubiera previamente en esas celdas,
El resultado final es el siguiente
LECCION 39ª
Imprimir
Antes de imprimir la página suele ser necesario Configurar la
página para definir cuestiones como la orientación, los márgenes y
poner un título de cabecera
Nos aparece un cuadro donde podemos definir:
• La Orientación. Donde decidimos si queremos imprimir la página en Vertical o en Horizontal
• Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara
exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime
tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la Hoja de
cálculo.
• Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas podemos movernos
para ver como va a quedar en papel las demás páginas pulsando Siguiente
• La opción Márgenes nos permite visualizar donde se encuentran los márgenes del documento que vamos a imprimir.
• una vez que comprobamos que la página se visualiza y va a quedar en
papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta
opción desde la Barra de menú pulsando Archivo e Imprimir.
Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las
propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las
características de la impresión. Igualmente podemos seleccionar:
• El Intervalo de páginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las
páginas. El cuadro permite otra opción interesante que es imprimir
únicamente un grupo de páginas. para imprimir algunas páginas y no
todas debemos seleccionar Páginas y en Desde poner el número
correspondiente a la primera página que queremos imprimir y en hasta la
última.
• La opción Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el
Libro, únicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opción
que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de celdas. Si
queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las
seleccionamos y pulsamos la opción Selección.
• Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que
deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzará la impresión.
Un camino rápido si la configuración de la página y el tipo de impresión
que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar
directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.
LECCION 40ª
El ayudante de office
Excel es una aplicación muy completa y llena de posibilidades, tanto que
es muy difícil llegar a tener en la cabeza todas las características
que pueden sernos útil en nuestro trabajo cotidiano.
Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas útil de
todas las vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las demás.
Estoy hablando del Ayudante de Office
Las herramientas de ayuda de Excel, están en el signo de interrogación de la barra principal.
Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda contextual de la opción "¿Qué es esto?" .
La primera opción llama directamente al ayudante de Office para una consulta.
La segunda opción, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin mostrar ningún dialogo.
La tercera opción es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos
pinchar en cualquier ítem de Excel y se nos mostrara un cuadro con
información explicativa sobre el.
Volviendo a al Ayudante de Office.
El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento cambia según nuestros actos.
Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo
O bien puede mostrarnos sugerencias según las herramientas que estemos utilizando en ese momento
Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el ayudante puede sorprendernos con este dialogo
El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su comportamiento.
Pulsando en el botón derecho del ratón sobre el ayudante, desplegamos
una menu que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el muñeco que
representa al ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar
algunas animaciones del repertorio del ayudante que tengamos elegido en
ese momento
Respecto a las opciones, aquí vemos algunas de las que podemos
personalizar para hacer mas cómodo a nuestro ayudante, como por ejemplo
que se mueva cuando moleste a nuestra área de trabajo o activar o
desactivar el sonido
LECCION 41ª
Como obtener ayuda
La ventana de ayuda surge cuando pulsamos en alguna de las opciones que el ayudante de Office.
La ventana de ayuda tiene varias zonas:
La pestaña de contenido permite buscar ayuda sobre un tema
La pestaña de Asistente para ayuda se comporta como el ayudante de Office sugiriendo respuestas para nuestras preguntas.
La pestaña del índice nos permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave.
Por ultimo la zona derecha de la ventana es donde se nos muestra la ayuda que Office nos ofrece. |
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